Privacy Notice

 

This privacy notice (Privacy Policy) sets out the ways in which Dalen (Llyfrau) Cyf (we, us, our), collects, uses and shares your personal data (your information) in connection with our publishing business. It also explains what rights you have to access or change your personal data.

 

We are the data controller which means we decide how your data is used and protected. We take your privacy and our responsibility to protect your information seriously. Read our privacy notice to understand:

• Who we are;

• Children;

• What information we collect about you;

• How we use information we collect about you;

• Who can see your information;

• When we share your information;

• How we look after your information;

• How long we keep your information;

• International Transfers of your information;

• Rights and choices.

 

Who we are

Dalen (Llyfrau) Cyf is a company registered in Wales under company number 7801434, with its registered address as set out below. Dalen (Llyfrau) Cyf publishes under several imprints, namely Dalen, Dalen Éireann, Dalen Alba, Dalen Scot, Dalen Kernow and Dalen BZH.

 

You can contact us as follows:

Dalen (Llyfrau) Cyf

GDPR

Glandŵr

Tresaith

Ceredigion SA43 2JH

Wales

 

email: dalen@dalenllyfrau.com

 

Children

Our website (dalenllyfrau.com) can be accessed via the following URLs:

dalenllyfrau.com

daleneireann.com

dalenalba.com

dalen.scot

dalenkernow.com

dalen.bzh

 

Dalen (Llyfrau) Cyf publishes books for children and that may be attractive to children. We will contain parental consent procedures if we are processing information from children under 13. Where our website is not directed at children it is intended for adults.

 

What information we collect about you

Information you provide:

The information you provide to us might include: your name, postal address, email address, phone number, gender and date of birth. If you are ordering books or other goods you will provide your payment details. If you are submitting a manuscript or job application you will provide additional information about your academic and work history, references and any other information you choose to supply. Your information includes anything which identifies you, so if you contribute to a blog or provide other user generated content to us it may include personal information.

 

We do not currently offer an online account provision for personal or retail customers, but if you order books from us through our website, we will store information about you through our Paypal payment portals and retain a paper and electronic record of your name, address and order details. If we provide you as an individual with retail services, such as bulk-order discounts, or if we invoice you for books, we will retain information about you in our accounting system, as well as on paper and electronically.

 

If you provide us with more sensitive information this is known as Special Category (“Sensitive”) information. It may include details about a person’s racial or ethnic origin, political opinions, religious, philosophical or similar beliefs, trade union membership, genetics, biometrics, health, sexual life, sexual orientation or about criminal offences or proceedings. This type of information will be treated differently and we will explain why we are collecting it and it will only be used with your explicit consent.

 

We collect your information when you:

• interact or correspond with us in letters, by phone, SMS, email or via our website;

• attend events we hold or interact with us in person;

• create an account on our website (service not yet available);

• subscribe to our mailing lists;

• complete one of our surveys;

• use our mobile device or website applications (apps);

• submit manuscripts to us by post, email or via our website;

• enter into a contract with us;

• submit an application to a job vacancy;

• order books or other products from our website;

• enter a competition or prize draw;

• provide us with biographical information about you (e.g. by completing an author questionnaire).

 

Information about how you use our website and apps:

We will also collect certain information about how you use our website and apps and the devices that you use to access them. This includes your IP address, geographical location, device information (such as your hardware model, mobile network information, unique device identifiers), browser type, referral source, length of visit to the website, number of page views, the search queries you make on the website and similar information. This information is collected by Google Analytics on our behalf and by some of our apps using cookies.

 

Our website may include links to third party websites, plug-ins and applications. By clicking on those links or enabling these connections you may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these websites and are not responsible for their privacy notices. Please ensure that you read the privacy notices on any such external websites.

 

Information we receive from third parties:

In certain circumstances, we will receive information about you from third parties. For example:

• if you choose to register for a website user account you may choose to link this account to your social media account (such as Twitter or Facebook). By providing your social media account details you will authorise that third-party provider to share with us certain information about you;

• we use third party providers to verify information provided by you in connection with any manuscript you submit to us for publication. For example, we will use third-party databases or websites to confirm your publication history;

• we will receive information about you from third parties if they are referring you to us for publication. For example, if you are the co-author of a manuscript, your co-author will be required to provide us with information about you. Or if you have a literary agent making submissions on your behalf, your agent will provide us with information about you;

• if you are a job applicant we may contact your referees to provide information about you;

• if you give permission for us to contact you to a bookseller or other third party running a competition or other event involving one of our books or authors;

• publishers for whom we provide distribution services;

• when we acquire rights from other publishers.

 

How we use information about you

We use your information lawfully. We do not sell your information to third parties. However we may share your information as set out in the section When we share your information. The details of how we use your information and the legal bases for our use are set out below:

 

When we have your consent to contact you, we may use your information to:

• to keep in contact with you and provide you with marketing communications about our news, events, authors or books that we believe may interest you;

• tell you about new website features or services;

• send you newsletters;

• share your information with third parties such as authors, co-publishers or marketing partners so that they can contact you with information that might interest you (as described in the section, When we share your information).

 

In the following circumstances we will use your information to carry out our contract with you:

• to process your requests to purchase our products from our website;

• to provide customer service and support;

• if you are an author, illustrator or other licensor to administer your publishing contract including receipt, review, editing, production, marketing of your manuscript and payment of your royalties.

 

Sometimes we will use your information on the basis of our ‘legitimate business interests’ (legitimate interests). This means our legitimate interests in conducting and managing our business and our relationship with you.

 

Where we use your information for our legitimate interests, we make sure that we take into account any potential impact that such use may have on you. Our legitimate interests don’t automatically override yours and we won’t use your information if we believe your interests should override ours unless we have other grounds to do so (such as your consent or a legal obligation). If you have any concerns about our processing you have rights and choices which include the right to object (please see the section headed Your rights and choices).

 

We may use your information for the purposes listed below on the basis of our legitimate interests:

• to contact you about products you bought from us;

• to contact you about submissions you made or content you provided to us;

• to respond to your queries and correspondence;

• to administer an account you may have with us;

• to process any job applications you submit to us;

• to deal with enquiries or complaints about the website as necessary to provide customer support in providing the correct products and services to our website users;

• to carry out aggregated and anonymised research about general engagement with our website;

• in providing the right kinds of products and services to our website users;

• to operate a safe and lawful business or where we have a legal obligation;

• to enable us to comply with our policies and procedures and enforce our legal rights, or to protect the rights, property or safety of our employees;

• to measure or understand the effectiveness of advertising;

• to deliver relevant advertising and make relevant recommendations and suggestions to you about our products and services;

• to analyse your use of our website and apps and your responses to our communications;

• to personalise, enhance, modify or otherwise improve the services and/or communications that we provide to you;

• to detect and prevent fraud and unauthorised access or illegal activity;

• to improve security and optimisation of our network sites and services including troubleshooting, testing and software development and support;

•  to work with a third party recruitment agency to process any job applications you submit to us.

 

Who can see your information

Your information may be processed by our staff or by the staff of third parties we work with to deliver our business. Processing can mean any activity that involves the use of information about someone that can identify them. All uses, for example, obtaining, recording, storing, disclosing, organising, retrieving, deleting and destroying are types of data processing. We take measures to ensure that third parties processing your information on our behalf are acting lawfully in accordance with our instructions and are subject to appropriate confidentiality requirements. We also have adequate technical and organisational safeguards in place in our company and with third party processors to protect your information. Third party processors of your information include:

• our website hosts and operators, IT support providers, database operators, site analytics providers and software developers;

• our marketing or publicity services providers;

• our editorial and production service providers, peer-reviewers, third-party manuscript readers;

• our financial services and payment service providers;

• our warehousing and delivery service providers;

• our accountants, auditors, technical consultants and legal advisors.

 

When we share your information

Where we share your information outside Dalen (Llyfrau) Cyf you will be asked to consent to a third party sharing your information and if you choose to give your permission any interaction you have with a third party is governed by their privacy terms. The third party becomes a joint data controller of your information with us. This means that the third party can make decisions about how to use your information. Before we share your information we require third parties to enter into a data sharing agreement which stipulates that they must maintain appropriate security to protect your information from unauthorised access, processing or use.

 

We will share your information with the following third parties:

• selected publishing partners and authors;

• selected marketing partners;

• any prospective seller or buyer of businesses or assets, only in the event that we decide to acquire, transfer or sell any business or assets;

• any other third parties (including legal or other advisors, regulatory authorities, courts and government agencies) where necessary to enable us to enforce our legal rights, or to protect the rights, property or safety of our employees or where such disclosure may be permitted or required by law or where we have a legal obligation to do so.

 

How we look after your information

We look for opportunities to minimise the amount of personal information we hold about you. Where appropriate we anonymise and pseudonymise your information. We use appropriate technological and operational security measures to protect your information against any unauthorised access or unlawful use, such as:

• ensuring the physical security of our offices, warehouses or other sites;

• ensuring the physical and digital security of our equipment and devices by using appropriate password protection and encryption;

• maintaining a data protection policy for, and delivering data protection training to, our employees;

• limiting access to your personal information to those in our company who need to use it in the course of their work.

 

How long we keep it for

We will retain your information for as long as is necessary to provide you with the services that you have requested from us or for as long as we reasonably require to retain the information for our legitimate interests, such as for the purposes of exercising our legal rights or where we are permitted to do so for purposes of academic, literary expression and research purposes. We operate a data retention policy and look to find ways to reduce the amount of information we hold about you and the length of time that we need to keep it. For example:

• we archive our email and paper correspondence regularly and destroy unnecessary information;

• deleted emails are auto-deleted periodically;

• we retain information relating to orders, refunds and customer queries for approximately 7 years;

• we retain information relating to commercial contracts for approximately 7 years after expiration or termination whichever is the sooner;

• we maintain a suppression list of email addresses of individuals who no longer wish to be contacted by us. So that we can comply with their wishes we must store this information permanently;

• we delete information collected through marketing channels 2 years after our last interaction with you;

• we destroy CVs and related information from job applicants who have not been shortlisted for interview once the recruitment process is complete. The shortlisted candidates’ CVs and related information is kept until after the successful candidate’s probation period, which can be 6 months from their start date.

 

International transfers of your information

Our company is located in Wales. Whenever we transfer your personal information out of the European Economic Area (EEA) we will take all steps necessary to ensure we operate in accordance with this Privacy Policy by using all appropriate cross-border transfer safeguards such as:

• by entering into the European Commission’s Standard Contractual Clauses with the provider which give personal data the same protection it has in the EEA;

• and where the provider is in the US, the EU-US Privacy Shield if the provider is part of the EU-US Privacy Shield Framework.

 

Please contact us if you would like additional information on the specific means used by us when transferring your personal data outside of the EEA.

 

 

Your rights and choices

 

Your right to object

You have the right to object to our using your information for direct marketing and on the basis of our legitimate interests (refer to section ‘How we use your information’ above to see when we are relying on our legitimate interests). If you want to do this you can contact us using the details in the section ‘Who we are’.

 

Your right to withdraw consent

The right to withdraw your consent for our use of your information in reliance of your consent (refer to section ‘How we use your information’ to see when we are relying on your consent), which you can do by contacting us using any of the details in the section ‘Who we are’.

 

Your other rights and choices

You also have other choices and rights in respect of the information that we hold about you, including:

• the right to request access to the information that we hold about you to check that we are acting lawfully;

• the right to receive a copy of any information we hold about you in a structured, commonly-used, machine readable format or in another format of your choice;

• the right to request that we transfer your information to another service provider in a structured, commonly-used, machine-readable format;

• the right to ask us to correct information we hold about you if it is inaccurate or incomplete;

• the right to ask us, in certain circumstances, to delete information we hold about you;

• the right to ask us, in certain circumstances, to restrict processing of your information.

 

You may exercise your rights and choices by contacting us using the details above in the Who we are section.

 

You can also prevent processing for marketing activities by checking certain boxes on forms that we use to collect your data to tell us that you don’t want to be involved in marketing.

 

Your right to complain

Please contact us if you have any questions or are unhappy about the way your information is used. We hope we will be able to resolve any problems or issues you may have.

 

You also have the right to lodge a complaint about us and our use of your information to the Information Commissioner’s Office in the United Kingdom (https://ico.org.uk/) or the relevant authority in your country of work or residence.

 

 

Changes to this Privacy Policy

We may make changes to this Privacy Policy from time to time. We will post any changes to our site. This Privacy Policy was updated on 1 May 2018.

 

Datganiad Preifatrwydd

 

Mae’r datganiad preifatrwydd hwn (Polisi Preifatrwydd) yn nodi sut y mae Dalen (Llyfrau) Cyf (ni, ein), yn casglu, defnyddio ac yn rhannu eich data personol (eich gwybodaeth) mewn perthynas â’n busnes cyhoeddi. Nodir hefyd eich hawliau i gael mynediad at, neu i newid eich data personol.

 

Ni yw’r rheolwr data, sy’n golygu mai ni sy’n penderfynu sut y defnyddir ac y diogelir eich data. Rydym yn ddifrifol yn ein cyfrifoldeb i warchod eich preifatrwydd a’ch gwybodaeth. Bydd yr datganiad preifatrwydd hwn yn eich galluogi i ddeall:

• Pwy yw Dalen (Llyfrau) Cyf;

• Plant;

• Pa fath o wybodaeth amdanoch chi fyddwn ni’n ei gasglu;

• Sut fyddwn ni’n defnyddio’r wybodaeth fyddwn ni’n ei gasglu amdanoch;

• Pwy all weld eich gwybodaeth;

• Pryd y byddwn ni’n rhannu’ch gwybodaeth;

• Sut fyddwn ni’n diogelu eich gwybodaeth;

• Am faint fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth;

• Trosglwyddo eich gwybodaeth yn rhyngwladol;

• Hawliau a dewisiadau.

 

Pwy yw Dalen (Llyfrau) Cyf

Cwmni sydd wedi ei gofrestru yng Nghymru yw Dalen (Llyfrau) Cyf. Ein rhif cofrestru yw 7801434, a’n cyfeiriad cofrestredig yw fel a nodir isod. Mae Dalen (Llyfrau) Cyf yn cyhoeddi o dan sawl gwasgnod gwahanol, sef  Dalen, Dalen Éireann, Dalen Alba, Dalen Scot, Dalen Kernow a Dalen BZH.

 

Dyma sut allwch chi gysylltu â ni:

Dalen (Llyfrau) Cyf

Diogelu Data

Glandŵr

Tresaith

Ceredigion SA43 2JH

 

ebost: dalen@dalenllyfrau.com

 

Plant

Mae modd cael mynediad i’n gwefan (dalenllyfrau.com) drwy’r URLs canlynol:

dalenllyfrau.com

daleneireann.com

dalenalba.com

dalen.scot

dalenkernow.com

dalen.bzh

 

Mae Dalen (Llyfrau) Cyf yn cyhoeddi llyfrau i blant, a llyfrau all fod yn ddeniadol i blant. Byddwn yn cynnwys systemau er mwyn sicrhaui caniatâd y sawl sydd â chyfifoldeb rhiant os byddwn yn prosesu data plant sy’n iau na 13 oed. Lle nad yw’n gwefan wedi ei chyfeirio’n benodol at blant, fe’i bwriedir ar gyfer oedolion.

 

Pa fath o wybodaeth amdanoch chi fyddwn ni’n ei gasglu

Gwybodaeth fyddwch chi’n ei roi i ni:

Gall y wybodaeth rŷch chi’n ei roi i ni gynnwys eich enw, cyfeiriad post, cyfeiriad ebost, rhif ffôn, rhyw, neu ddyddiad geni. Os ydych chi’n archebu llyfrau neu nwyddau eraill, mi fyddwch yn darparu eich manylion talu. Os ydych yn cyflwyno teipysgrif neu gais am swydd, byddwch yn darparu gwybodaeth ychwanegol am eich cefndir academaidd a chefndir gwaith, geirda, ac unrhyw wybodaeth arall y byddwch yn dewis ei roi. Mae eich gwybodaeth yn cynnwys unrhyw beth a all hwyluso eich adnabod. Felly os byddwch yn cyfrannu i flog, neu’n darparu unrhyw fath arall o gynnwys i ni sy’n cael ei greu  gan ddefnyddiwr, fe all fod yn cynnwys eich gwybodaeth bersonol.

 

Dŷn ni ddim ar hyn o bryd yn cynnig darpariaeth cyfrif arlein ar gyfer cwsmeriaid personol na masnachol, ond os byddwch yn archebu llyfrau oddi wrthom drwy ein gwefan, byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch drwy ein rhyngwyneb taliadau gyda Paypal, a chadw cofnod papur ac electronig o’ch enw, cyfeiriad a’ch archeb. Os byddwn yn darparu gwasanaeth masnachol i chi fel unigolyn, er enghraifft, disgownt am archebion mawr, neu os byddwn yn codi anfoneb arnoch am lyfrau, byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch yn ein system gyfrifon ynghyd ag ar bapur ac yn electroneg.

 

Os byddwch yn darparu gwybodaeth i ni sy’n fwy sensitif, mae gwybodeth o’r fath yn cael ei alw’n Gategori Arbennig (“Sensitif”). Gall gynnwys gwybodaeth am gefndir hil neu ethnig unigolyn, ei ddaliadau gwleidyddol, credoau crefyddol, athronyddol neu debyg, aelodaeth o undebau llafur, geneteg, gwybodaeth fiometrig, iechyd, bywyd rhywiol, gogwydd rywiol, neu wybodaeth am droseddau neu erlyniadau. Byddwn yn trin y math yma o wybodaeth yn wahanol ac yn esbonio pam ein bod hi’n ei gasglu. Byddwn ond yn ei ddefnyddio ar ôl cael eich caniatâd yn ddiamwys.

 

Byddwn yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn:

• cyfathrebu neu’n ymwneud â ni drwy lythyr, ffôn, SMS, ebost, neu drwy ein gwefan;

• mynychu digwyddiadau y byddwn ni’n ei cynnal neu’n ymwneud â ni yn y cnawd;

• creu cyfrif ar ein gwefan (nid yw’r ddarpariaeth hon ar gael eto);

• tanysgrifio i’n cylchlythyrau;

• llenwi un o’n harolygon;

• defnyddio ein dyfais mobeil neu apiau ar ein gwefan;

• anfon llawysgrifau atom drwy’r post, ebost neu ein gwefan;

• arwyddo cytundeb gyda ni;

• cyflwyno cais am swydd;

• archebu llyfrau neu nwyddau eraill drwy ein gwefan;

• cynnig ar gystadleuaeth neu am wobr;

• darparu gwybodaeth fywgraffiadol amdanoch chi eich hun (er enghraifft, drwy lenwi holiadur awdur).

 

Gwybodaeth am sut y byddwch yn defnyddio’n gwefan a’n apiau:

Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth benodol am sut y byddwch yn dewfnyddio’n gwefan ac apiau rhaglen, a’r dyfesiau rŷch chi’n eu defnyddio i gael mynediad iddyn nhw. Bydd hyn yn cynnwys eich cyfeiriad IP, lleoliad daearyddol, gwybodaeth am eich dyfais (er enghraifft, model y caledwedd, gwybodaeth am y rwydwaith mobeil, data i adnabod dyfeisiau unigol), y math o borwr, ffynhonnell eich trywydd tuag atom, hyd eich ymweliad â’n gwefan, y nifer o dudalennau i chi eu gweld, unrhyw ymholiadau chwilio i chi eu gwneud ar y wefan, a gwybodaeth arall debyg. Caiff y wybodaeth yma ei gasglu ar ein rhan gan Google Analytics, a gan rhai o’n apiau, gan ddefnyddio cwcis (briwsion).

 

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau trydydd parti, ategion, ac apiau rhaglen. Drwy glicio ar y dolenni hynny hwyrach y byddwch yn caniatâu i drydydd parti gasglu neu rannu gwybodaeth amdanoch. Dŷn ni ddim yn rheoli’r gwefannau hyn nac yn gyfrifol am eu polisïau preifatrwydd. Dylech sicrhau eich bod yn darllen polisïau preifatrwydd unrhyw gyfryw wefannau allanol.

 

Gwybodaeth fyddwn ni’n ei dderbyn gan drydydd parti:

Mewn rhai amgylchiadau byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch drwy drydydd pari. Er enghraifft:

• os byddwch yn dewis cofrestru ar gyfer cyfrif defnyddiwr i’r wefan, fe allech fod yn dewis cysylltu‘r cyfrif hwn â’ch cyfrif cyfrwng cymdeithasol (fel Twitter (Trydar) neu Facebook). Drwy ddarparu manylion eich cyfrif cyfrwng cymdeithasol byddwch yn awdurdodi’r darp[arwr trydydd-parti i rannu gwybodaeth benodol gyda ni amdanoch;

• rydym yn defnyddio darparwyr trydydd parti i wirio gwybodaeth sy’n cael ei roi ganddoch mewn perthynas ag unrhyw lawysgrif y byddwch yn ei chyflwyno i ni i’w chyhoeddi. Er enghraifft, byddwn yn dewfnyddio cronfeydd data trydydd parti er mwyn cadarnhau eich cefndir cyhoeddi;

• byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch gan drydydd parti os y byddan nhw’n ei ch cyfeirio chi atom er mwyn cyhoeddi. Er enghraifft, os mai chi yw cyd-awdur llawysgrif, bydd gofyn i’ch cyd-awdur ddarparu gwybodaeth amdanoch i ni. Neu os bydd asiant llenyddol yn cyflwyno i ni ar eich rhan, bydd eich asiant yn darparu gwybodaeth amdanoch i ni;

• os ŷch chi’n gwneud cais am swydd, fe allwn gysylltu â’ch eiriolwyr a gofyn iddyn nhw ddarparu gwybodaeth amdanoch;

• os byddwch yn rhoi caniatâd i ni eich cysylltu â llyfrwerthwr neu drydydd parti arall sy’n cynnal cystadleuaeth neu ddigwyddiad arall sy’n ymwneud ag un o}n llyfrau neu awduron;

• cyhoeddwyr rŷn ni’n darparu gwasanaethau dosbarthu ar ei rhan;

• pan fyddwn ni’n prynu hawliau gan gyhoeddwyr eraill.

 

Sut fyddwn ni’n defnyddio gwybodaeth amdanoch

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth amdanoch yn gyfreithlon. Fyddwn ni ddim yn gwerthu eich gwybodaeth i unrhyw drydydd parti. Fodd bynnag, hwyrach y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth fel a nodir yn yr adran Pryd fyddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth. Nodir isod fanylion am sut y byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth, a‘r cynsail cyfreithiol ar gyfer ei ddefnyddio:

 

Pan fyddwch wedi bodloni i gysylltu â chi, gallwn ddefnyddio’ch gwybodaeth er mwyn:

• cadw mewn cysylltiad â chi ac anfon hysbysrwydd hyrwyddo atoch ynglyn â newyddion, digwyddiadau, awduron neu lyfrau y gallwn ystyried a fydd o ddiddordeb i chi;

• dweud wrthoch am agweddau neu wasanaethau newydd ar ein gwefan;

• anfon cylchlythyron atoch;

• rhannu’r wybodaeth amdanoch gyda thrydydd parti fel awduron, cyd-gyhoeddwyr neu bartneriaid marchnata er mwyn iddyn nhw allu cysylltu â chi â gwybodaeth a fydd hwyrach o ddiddordeb i chi (fel a ddisgrifir yn yr adran Pryd fyddwn ni’n rhannu’ch gwybodaeth).

 

Yn y sefyddfaoedd a ganlyn, byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth er mwyn cyflawni ein contract gyda chi:

• er mwyn prosesu eich ceisiadau i brynu’n cynnyrch drwy ein gwefan;

• er mwyn darparu gwasanaeth a chymorth cwsmeriaid;

• os ydych yn awdur, yn ddarlunydd neu’n freiniwr arall, er mwyn gweinyddu eich cytundeb cyhoeddi gan gynnwys, derbyn, adolygu, golygu, cynhyrchu, a marchnata eich llawysgrif a thalu eich breindaliadau.

 

Weithiau, byddwn yn dewfnyddio’ch gwybodaeth fel sail i’n ‘buddiannau busnes cyfreithlon’ (buddianau cyfreithlon), hynny yw, ein buddiannau cyfreithlon wrth gynnal a rheoli ein busnes a’n perthynas gyda chi.

 

Pan fyddwn yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon, byddwn yn sicrhau ein bod yn ystyried unrhyw effaith posib arnoch chi y gallai defnyddio’r wybodaeth ei gael. Nid oes blaenoriaeth o reidrwydd i’n buddiannau cyfreithlon ni dros eich buddiannau chi, ac ni fyddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth chi os byddwn o’r farn y dylai eich buddiannau chi gael blaenoriaeth dros ein rhai ni, heblaw fod gyda ni sail gwahanol er mwyn gwneud (er enghraifft, eich caniatâd neu orfodaeth cyfreithiol). Os ydych yn poeni o gwbwl am sut fyddwn ni’n prosesu’r fath wybodaeth, yna mae ganddoch hawliad a dewisiadau, sy’n cynnwys yr hawl i wrthwynebu (gweler yr adran Eich hawliau a’ch dewisiadau).

 

Gallwn ddefnyddio’ch gwybodaeth ar gyfer y pwrpasau a restrir isod yn seiliedig ar ein buddiannau cyfreithlon, er mwyn:

• cysylltu â chi am unrhyw nwyddau i chi brynu oddi wrthom;

• cysylltu â chi am gyflwyniadau a wnaethoch i ni neu gynnwys y gwanethoch ei ddarparu i ni;

• ymateb i‘ch ymholiadau a’ch gohebiaeth;

• gweinyddu unrhyw gyfrif y byddwch yn ei gadw gyda ni;

• prosesu unrhyw gais am swydd y byddwch yn ei afnfon atom;

• delio ag ymholiadau neu gwynion am y wefan fel bod angen, er mwyn darparu cymorth cwsmeriaid drwy ddarparu’r cynnyrch a‘r gwasanaethau cywir i ddefnyddwyr ein gwefan;

• cynnal ymchwil cyfraneddol a anhysbys mewn perthynas â defnydd cyffredinol o’n gwefan;

•darparu’r mathau cywir o gynnyrch a gwasanaethau i ddefnyddwyr ein gwefan;

• gweithredu busnes diogel a chyfreithlon, neu lle mae gorfodaeth gyfreithiol arnom;

• ein galluogi i gyd-fynd â’n polisïau a’n gweithdrefnau ac i sicrhau ein hawliau cyfreithiol, neu i amddiffyn hawliau, eiddo neu ddiogelwch ein staff;

• mesur neu ddeall effeithlonrwydd hysbysebu;

• cyflwyno hysbysebion perthnasol a gwneud argymhellion ac awgrymiadau perthnasol i chi ynglŷn â’n cynnyrch a’n gwasanaethau;

• dadansoddi eich defnydd o’n gwefan ac apiau rhaglen, a’ch ymateb i’n gohebiaeth;

• personoli, gwella, addasu neu berffeithio drwy unrhyw fodd arall y gwasanaethau a/neu’r ohebiaeth y byddwn yn ei ddarparu i chi;

• canfod ac atal twyll a mynediad heb ganiatâd, neu weithgaredd anghyfreithlon;

• gwella diogelwch ac optimeiddio’n safleoedd a’n gwasanaethau rhwydwaith, gan gynnwys datrys problemau, profi, datblygu meddalwedd, a chefnogaeth;

•  cydweithio gydag asiantaeth recrwtio trydydd parti er mwyn prosesu unrhyw gais am swydd yr anfonwch atom.

 

Pwy all weld eich gwybodaeth

Fe allai eich gwybodaeth gael ei brosesu gan ein staff neu staff trydydd parti sy’n gweithio gyda ni er mwyn darparu ein busnes. Gall prosesu olygu unrhyw weithgaredd sy’n ymwneud â defnyddio gwybodaeth am rywun a allai fod yn hwyluso eu hadnabod. Mae pob defnydd o’r fath, er enghraifft, caffael, recordio, storio, datgelu, trefnu, galw yn ôl, dileu a diddymu, bob un yn fath o brosesu data. Byddwn yn cymryd y camau angenrheidiol er mwyn sicrhau bod unrhyw drydydd parti sy’n prosesu’ch gwybodaeth ar ein rhan yn gweithredu’n gyfreithlon yn unol â’n cyfarwyddiadau, ac yn rhwym i ofynion cyfrinachedd priodol. Mae gennym hefyd ddiogelwch technegol a threfniannol digonol ar waith yn ein cwmni a gyda phroseswyr trydydd parti er mwyn gwarchod eich gwybodaeth. Ymysg unrhyw drydydd parti sy’n prosesu eich gwybodaeth ar ein rhan, gall fod:

• gwesteiwyr a gweithredwyr ein gwefan, darparwyr cymorth ein system technoleg gwybodaeth, gweithredwyr cronfeydd data, darparwyr dadansoddiol ein gwefan, a datblygwyr meddalwedd;

• darparwyr gwasanaethau marchnata neu gyhoeddusrwydd;

• darparwyr gwasanaethau golygyddol a chynhyrchu, adolygwyr, darllenwyr trydydd parti;

• darparwyr gwasanaethau cyllid a thalu;

• darparwyr gwasanaethau warws a chyfleu;

• cyfrifwyr, archwilwyr, ymgynghorwyr technegol ac ymgynghorwyr cyfreithiol.

 

Pryd fyddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth

Pan fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth y tu hwnt i Dalen (Llyfrau) Cyf, byddwn yn gofyn i chi gydsynio i rannu eich gwybodaeth, ac os byddwch yn bodloni i hynny, bydd unrhyw ymwneud â‘r trydydd parti yn dod o dan reolaeth eu hamodau preifatrwydd nhw. Fe ddaw’r trydydd parti a ninnau yn gyd-reolwyr data eich gwybodaeth. Mae hyn yn golygu y gall y trydydd parti wneud penderfyniadau ynglŷn â sut i ddefnyddio’ch gwybodaeth. Cyn y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth, bydd yn rhaid i’r trydydd parti gytuno i gytundeb rhannu data a fydd yn nodi ei bod yn rhwym arnyn nhw i gynnal diogelwch digonol er mwyn gwarchod eich gwybodaeth rhag bod ar gael i, na’i brosesu na’i ddefnyddio gan neb heb ganiatâd.

 

Ymysg unrhyw drydydd parti y gallwn fod yn rhannu eich gwybodaeth, gall fod:

• partneriaid cyhoeddi ac awduron dethol;

• partneriaid marchnata dethol;

• unrhyw werthwyr neu prynwr busnesau neu asedion, a hynny dim ond os y byddwn yn penderfynu prynu, trosglwyddo neu werthu unrhyw fusnes neu asedion;

• unrhyw drydydd parti (gan gynnwys ymgynghorwyr cyfreithiol neu ymgynghorwyr eraill, rheoleiddwyr, y llysoedd ac asiantaethau llywodraethol) fel bod angen er mwyn i ni allu sicrhau ein hawliau cyfreithiol, neu i warchod hawliau, eiddo neu ddiogelwch ein staff, neu lle bod caniatâd neu orfodaeth cyfreithiol i ni wneud, neu lle bod rhwymedigaeth cyfreithiol i ni wneud.

 

Sut fyddwn ni’n gwarchod eich gwybodaeth

Byddwn yn chwilio am bob cyfle posib i gwtogi ar faint o wybodaeth bersonol y byddwn yn ei gadw amdanoch. Lle bydd hynny’n briodol, fe fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth yn anhysbys neu dan ffugenw. Byddwn yn defnyddio mesurau technolegol a gweithdrefnol priodol er mwyn gwarchod eich gwybodaeth rhag i unrhyw un gael ato heb ganiatâd, neu ei ddefnyddio’n anghyfreithlon, er enghraifft:

• sicrhau diogelwch adeilad ein swyddfa, warws, neu unrhyw safle arall;

• sicrhau diogelwch corfforol a digidol ein cyfarpar a’n dyfeisiau drwy ddefnyddio systemau gwarchod cyfrinair ac amgryptio priodol;

• cynnal polisi gwarchod data, a rhoi hyfforddiant gwarchod data, i’n staff;

• cwtogi ar faint o bobol yn ein cwmni sy’n gallu cael gafael ar eich gwybodaeth yn ein cwmni i’r nifer lleiaf sydd angen ei ddefnyddio wrgh ymwneud â’u gwaith.

 

Am faint fyddwn ni’n cadw’ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw’ch gwybodaeth am gyhyd ag sydd ei angen er mwyn darparu’r gwasanaethau rŷch chi wedi gofyn amdanyn nhw oddi wrthom, neu am gyhyd y bydd angen i ni’n resymol i gadw’r wybodaeth at ein pwrpasau cyfreithlon (er enghraifft, er mwyn sicrhau ein hawliau cyfreithiol, neu lle y caniateir i ni wneud hynny at bwrpasau academaidd, mynegiant llenyddol, ac ymchwil). Rydym yn cynnal polisi cadw data ac yn chwilio am ffyrdd i gwtogi ar faint owybodaeth amdanoch rŷn ni’n ei gadw, ac am faint y byddwn yn ei gadw. Er enghraifft:

• byddwn yn archifo’n gohebiaeth papur ac ebost yn rheolaidd, ac yn dileu gwybodaeth ddiangen;

• bydd ebyst sydd wedi cael eu dileu yn cael eu dileu’n otomatig yn achlysurol;

• byddwn yn cadw gwybodaeth mewn perthynas ag archebion, ad-daliadau, ac ymholiadau gan gwsmeriaid am tua 7 mlynedd;

• byddwn yn cadw gwybodaeth mewn perthynas â chytundebau masnachol am tua 7 mlynedd wedi diwedd neu derfyn y cytundebau, pa bynnag un sydd gynharaf;

• byddwn yn cynnal rhestr atal sy’n nodi cyfeiriadau ebost unigolion sy ddim am dderbyn gohebiaeth oddi wrthom. Er mwyn i ni allu parchu eu dymuniad, rhaid i ni gadw’r restr hon yn barhanol;

• byddwn yn dileu gwybodaeth a gasglwyd drwy sianeli marchnata ddwy flynedd yn dilyn ein hymwneud â chi y tro diwethaf;

• byddwn yn dileu CVs a gwybodaeth berthnasol gan y sawl sy’n ymgeisio am swydd, ac sydd heb eu dethol i gael eu cyfweld, unwaith y bydd y broses recriwtio ar ben. Cedwir CVs a gwybodaeth berthnasol nes y bydd cyfnod prawf yr ynmgeisydd llwyddiannus ar ben. Gall hynny fod 6 mis wedi iddyn nhw ddechrau gweithio i ni.

 

Trosglwyddo eich gwybodaeth yn rhyngwladol

Lleoliad ein cwmni yw Cymru. Pryd bynnag y byddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth y tu allan i Ardal Economaidd Ewrop (AEE/EAA), byddwn yn cymryd y camau priodol er mwyn sicrhau ein bod yn gweithredu yn unol â’r Polisi Preifatrwydd hwn ac yn defnyddio pob cam gwarchodol traws-ffiniol, er enghraifft:

• trwy weithredu Cymalau Cytundebol Safonol y Comisiwn Ewropeaidd gyda’r darparwr sy’n rhoi’r un diogelwch i ddata ag y sydd ganddo yn yr AEE ;

• ac os yw’r darparwr yn yr Unol Daleithiau, Tarian Breifatrwydd UE-UD os yw’r darparwr yn rhan o Fframwaith Tarian Preifatrwydd UE-UD.

 

Cysylltwch â ni er mwyn cael gwybodaeth bellach am y dulliau penodol rŷn ni’n ei defnyddio wrth drosglwyddo eich data personol y tu hwnt i’r AEE.

 

 

Eich hawliau a’ch dewisiadau

 

Eich hawl i wrthwynebu

Mae gyda chi yr hawl i wrthwynebu i ni ddefnyddio’ch gwybodaeth ar gyfer marchnata uniongyrchol ac ar gyfer ein buddiannau cyfreithiol (gweler yr adran Sut fyddwn ni’n defnyddio’ch gwybodaeth uchod er mwyn gweld pryd fyddwn ni’n dibynnu ar ein buddiannau cyfreithiol). Os ydych chi am wneud hyn, gallwch gysylltu â ni drwy ddefnyddio’r manylion yn yr adran Pwy yw Dalen (Llyfrau) Cyf.

 

Eich hawl i ddileu eich caniatâd

Mae gyda chi yr hawl i ddileu eich caniatâd i ni ddefnyddio’ch gwybodaeth yn dilyn eich caniatâd gwreiddiol i ni i’w ddefnyddio (gweler yr adran Sut fyddwn ni’n defnyddio’ch gwybodaeth uchod er mwyn gweld pryd fyddwn ni’n dibynnu ar ein buddiannau cyfreithiol). Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â ni drwy ddefnyddio’r manylion yn yr adran Pwy yw Dalen (Llyfrau) Cyf.

 

Eich hawliau a’ch dewisiadau eraill

Mae gyda chi hefyd hawliau a dewisiadau eraill mewn perthynas â’r wybodaeth rŷn ni’n ei gadw amdanoch, gan gynnwys:

• yr hawl i ofyn am gael mynediad i’r wybodaeth rŷn ni’n ei gadw amdanoch er mwyn gallu gwirio ein bod yn gweithredu’n gyfreithlon;

• yr hawl i dderbyn copi o unrhyw wybodaeth rŷn ni’n ei gadw amdanoch a hynny mewn fformat strwythurol, cyffredin, y mae modd i gyfrifiadur ei ddarllen, neu mewn unrhyw fformat arall o’ch dewis;

• yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo’ch gwybodaeth i ddarparwr arall mewn fformat stwythurol, cyffredin, y mae modd i gyfrifiadur ei ddarllen;

• yr hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth rŷn ni’n ei gadw amdanoch os yw’n anghywir neu’n anghyflawn;

• yr hawl i ofyn i ni, mewn rhai amgylchiadau, i ddileu unrhyw wybodaeth rŷn ni’n ei gadw amdanoch;

• yr hawl i ofyn i ni, mewn rhai amgylchiadau, i gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth.

 

Gallwch weithredu’ch hawliau a’ch dewisiadau drwy ddefnyddio’r manylion yn yr adran Pwy yw Dalen (Llyfrau) Cyf.

 

Gallwch hefyd atal prosesu at ddibenion marchnata drwy ddethol blychau penodol ar ffurflenni y byddwn yn eu defnyddio i gasglu’ch data, a hynny er mwyn dweud wrthom nad ydych am fod yn rhan o’n marchnata.

 

Eich hawl i gwyno

Cysylltwch â ni gydag unrhyw gwestiwn neu os ydych yn anhapus â’r ffordd rŷn ni’n defnyddio’ch gwybodaeth. Hyderwn y gallwn ddatrys unrhyw fater neu broblem y byddwch yn ei godi.

 

Mae gyda chi hefyd yr hawl i gwyno amdanom, ac am ein defnydd o’ch gwybodaeth, wrth Swyddfa Comisynydd Gwybodaeth y Deyrnas Unedig (https://ico.org.uk/about-the-ico/other-languages/welsh/) neu’r awdurdod perthnasol yn y wlad lle’r ŷch chi’n byw neu’n gweithio.

 

 

Newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn

Gallwn fod yn gwneud newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd hwn o dro i dro. Byddwn yn cyhoeddi unrhyw newidiadau ar y safle hwn. Diweddarwyd y Polisi Preifatrwydd hwn ar 1 Mai 2018.

 

 

 

 

 

WELSH

ENGLISH

CORNISH

BRETON

IRISH

GAELIC

SCOTS

CYMRAEG

KERNEWEK

BREZHONEG

GAEILGE

GÀIDHLIG

SCOTS

ENGLISH

Dalen (Llyfrau) Cyf,   Tresaith,   Ceredigion SA43 2JH   |   Cymru   |   Kembra   |   Bro Gembre   |   An Bhreatain Bheag   |   A’ Chuimrigh   |   Wales